Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy zrealizować projekt webowy. Nie dysponujemy zapleczem agencyjnym, ale mamy pomysł, koncepcje, wstępny plan. Zaczynamy działać. Wysyłamy zapytanie do kilku firm i czekamy na kosztorys. Część firm nie odpisuje, cześć prosi o bardziej precyzyjne wytyczne ( ...przecież opisaliśmy już wszystko…), inne od razu wysyłają kosztorys. Mijają kolejne dni, na naszym mailu pojawiają się nowe wiadomości. Zakres cen jest szeroki, różnice sięgają kilkudziesięciu tysięcy, a wielu przypadkach otrzymujemy po prostu wiadomość, że realizacja projektu jest możliwa tylko w modelu godzinowym, a nawet inaczej “time & material”, który niewiele nam mówi. W końcu zadajemy sobie pytanie...O co w tym wszystkim chodzi…?

W tym krótkim, aczkolwiek mamy nadzieję ciekawym artykule postaramy się w możliwie przystępny sposób odpowiedzieć na to pytanie. Przejdźmy zatem do meritum. 

Na chwilę obecną na rynku stosuje się dwie metody rozliczeń za prace programistyczne:

  • fixed price - rozliczenia po z góry ustalonej cenie,
  • time and material - rozliczenie według liczby faktycznie przepracowanych godzin

Zdecydowana większość klientów preferuje model fixed price, gdyż uważają, że w ten sposób mają większą kontrolę nad budżetem. Zakres prac X zostanie zrealizowany za kwotę Y. Prosta matematyka. 

Czy to takie proste? Nie. Klient zazwyczaj przedstawia podstawowe założenia projektu, cel jaki chce uzyskać i na tej podstawie oczekuje precyzyjnego kosztorysu. O ile w przypadku małych projektów da się określić przybliżony koszt to staje się to już znacznie trudniejsze dla tych większych.

Projekty webowe to nie gotowe produkty. Każdy produkt realizowany jest na zamówienie klienta i obejmuje określony zakres prac do realizacji. Nierzadko w trakcie jego trwania zmieniają się założenia, pojawiają nowe pomysły lub całkowicie zmienia się koncepcja.

Rozwiązaniem tego problemu jest przygotowanie specyfikacji technicznej na podstawie, której powstanie kosztorys w modelu fixed price - w ustalonym z góry budżecie. Przygotowanie specyfikacji technicznej to bardzo czasochłonna praca, ale to obie strony odnoszą korzyści z jej przygotowania:

KlientAgencja
  • pewność, że otrzyma produkt zgodny z jego oczekiwaniami,
  • dokument, który można załączyć do umowy i na jego podstawie rozliczać pracę agencji.
  • szczegółowy opis produktu jaki ma wytworzyć,
  • zrozumienie potrzeb klient,
  • harmonogram działania.

Co dzieje się w przypadku kiedy klient nie dostarcza dokumentacji lub zwyczajnie nie ma kompetencji do jej przygotowania. Agencja ma 4 wyjścia:

  • odmówić przygotowania wyceny, a tym samym zrezygnować z realizacji projektu,
  • zaproponować przygotowanie płatnej dokumentacji na podstawie, której powstanie wycena w modelu fixed price ( warsztaty z klientem, opracowanie dokumentu),
  • zaproponować rozliczenie w modelu time & material
  • podjąć się wyceny w modelu fixed price na bazie wstępnych założeń zakładając duży bufor bezpieczeństwa.

Najrozsądniejszy z punktu widzenia klienta wyjściem w takim wypadku jest zlecenie przygotowania dokumentacji agencji. Doświadczenie agencji pozwoli spojrzeć na projekt z innej perspektywy i nierzadko dostrzec też klientowi problemy, których sam nie jest w stanie zauważyć już na samym początku powinniśmy założyć, że nie jest ekspertem. 

Im bardziej szczegółowa specyfikacja tym bardziej precyzyjnie określony koszt realizacji projektu, a tym samym zaoszczędzone pieniądze dla Klienta. Przygotowaną dokumentację możemy wykorzystać w procesach ofertowania jeśli cena zaproponowana przez agencję za realizację kolejnego etapu nie będzie mieścić się w naszym budżecie.

Kiedy stosować fixed price, a kiedy time & material?

ZaletyWady
  • kiedy mamy dokładnie sprecyzowane wymagania,
  • chcemy zrealizować mały projekt o ograniczonym zakresie.
  • nie mamy sprecyzowanych wymagań lub nie da się ich sprecyzować na samym początku,
  • projekt ewoluuje, a tym samym zakres prac dynamicznie się zmienia,
  • mamy zapas w budżecie.

Zalety i wady fixed price

ZaletyWady
  • koszt i zakres prac jest ustalony z góry,
  • małe zaangażowanie czasowe z uwagi na precyzyjnie określone wymagania.
  • brak elastyczności w przypadku zmian pojawiających się w trakcie trwania projektu.

Wady i zalety time and material

ZaletyWady
  • duża elastyczność jeśli chodzi o zmiany wprowadzane w trakcie trwania projektu,
  • można rozpocząć projekt bez specyfikacji, designu, mając tylko na uwadzę cel jaki chcemy osiagnąć.
  • znacznie mniejsza kontrola budżetu - koszt projektu jest sumą przepracowanych przez zespół godzin,
  • większe zaangażowanie czasowe - konieczność kontroli zespołu i realizowanych celów w zakładanym przez nas budżecie.

Nasza firma oferuje usługi programistyczne zarówno w modelu fixed price, time&material, a także w modelu mieszanym.